Ρυθμίσεις Greek Invoicing: τι κάνει κάθε επιλογή

Αυτή η σελίδα εξηγεί κάθε κάρτα της σελίδας ρυθμίσεων του Greek Invoicing, με τη σειρά που εμφανίζονται, για WooCommerce, Magento 2, PrestaShop και Shopify. Για κάθε επιλογή γράφουμε τι κάνει, πότε την αλλάζετε, ποια είναι η ασφαλής προεπιλογή και ένα σύντομο παράδειγμα. Όπου η πλατφόρμα διαφέρει, το γράφουμε ρητά.

Οι κάρτες είναι: Άδεια, Πάροχος, Επιχείρηση και σειρές, Αυτόματα παραστατικά, Τρόποι πληρωμής, Πιστωτικά, Είδος πώλησης, ΦΠΑ και απαλλαγές, Στοιχεία αγοραστή, Για προχωρημένους, Πεδία στο checkout και Αποστολή παλαιότερων παραγγελιών. Η ενέργεια πάνω σε κάθε παραγγελία περιγράφεται στο τέλος, στην ενότητα Η παραγγελία.

Άδεια

Η άδεια ενεργοποιεί το Greek Invoicing για αυτό το κατάστημα. Χωρίς ενεργή άδεια δεν στέλνεται καμία παραγγελία και δεν εκδίδεται κανένα παραστατικό.

Κλειδί άδειας

Τι κάνει. Αποθηκεύει το κλειδί της συνδρομής σας και το ενεργοποιεί για τη διεύθυνση του καταστήματος. Το κλειδί υπογράφει κάθε αίτημα προς την υπηρεσία. Μετά την αποθήκευση δεν εμφανίζεται ξανά και δεν φτάνει στον browser.

Πότε το αλλάζετε. Όταν ανανεώνετε τη συνδρομή, όταν αλλάζει η διεύθυνση του καταστήματος ή όταν σας δίνεται νέο κλειδί.

Ασφαλής προεπιλογή. Το κλειδί που σας στάλθηκε με τη συνδρομή. Μην το μοιράζεστε.

Δοκιμή σύνδεσης. Ελέγχει με την υπηρεσία ότι το κλειδί ισχύει για αυτόν τον ιστότοπο. Πατήστε το μετά από κάθε αλλαγή κλειδιού.

Οι καταστάσεις της κάρτας. «Ενεργή» σημαίνει ότι όλα λειτουργούν. «Έληξε» σημαίνει ότι η συνδρομή έληξε: ανανεώστε την από τον λογαριασμό σας στο greekinvoicing.gr. «Δεν επαληθεύτηκε» σημαίνει ότι πρέπει να ενεργοποιήσετε ξανά το κλειδί. «Δεν υπάρχει αποθηκευμένο κλειδί άδειας» σημαίνει ότι δεν έχετε βάλει ακόμη κλειδί.

Παράδειγμα. Η κάρτα γράφει «Έληξε». Ανανεώνετε τη συνδρομή στον λογαριασμό σας στο greekinvoicing.gr και μετά πατάτε «Δοκιμή σύνδεσης».

Πάροχος

Ο πάροχος είναι η εταιρεία που εκδίδει τα παραστατικά σας και τα στέλνει στο myDATA της ΑΑΔΕ. Αν ο πάροχός σας είναι η ίδια η ΑΑΔΕ (η επιλογή «ΑΑΔΕ myDATA»), τα κλειδιά είναι τα δικά σας κλειδιά myDATA.

Πάροχος

Τι κάνει. Ορίζει ποιος πάροχος εκδίδει τα παραστατικά σας και εμφανίζει τα πεδία σύνδεσης που ζητά.

Πότε το αλλάζετε. Μόνο όταν αλλάζετε πάροχο. Η αλλαγή δεν μεταφέρει παραστατικά που έχουν ήδη εκδοθεί.

Ασφαλής προεπιλογή. Ο πάροχος που χρησιμοποιείτε ήδη για τα παραστατικά σας.

Παράδειγμα. Εκδίδετε ήδη τιμολόγια από το «Elorus». Επιλέγετε «Elorus» και βάζετε τα κλειδιά του από τον λογαριασμό σας σε αυτόν.

Περιβάλλον (Παραγωγή ή Δοκιμών)

Τι κάνει. Η «Παραγωγή» στέλνει τα παραστατικά στο myDATA. Το «Δοκιμών» τα στέλνει στο περιβάλλον δοκιμών του παρόχου, όχι στο myDATA. Κάθε περιβάλλον έχει δικά του κλειδιά: τα κλειδιά δοκιμών δεν πάνε στην παραγωγή.

Πότε το αλλάζετε. Ξεκινάτε με το «Δοκιμών», κάνετε μία δοκιμαστική παραγγελία και ελέγχετε το παραστατικό. Περνάτε στην «Παραγωγή» όταν όλα είναι σωστά.

Ασφαλής προεπιλογή. Το «Δοκιμών», μέχρι να περάσει η δοκιμή σύνδεσης και μία δοκιμαστική παραγγελία.

Επιβεβαίωση παραγωγής. Όταν περνάτε σε πάροχο στην «Παραγωγή», η σελίδα ζητά το τικ «Γνωρίζω ότι από αυτό το περιβάλλον τα παραστατικά στέλνονται στο myDATA». Το βάζετε μόνο όταν είστε έτοιμοι για πραγματικά παραστατικά.

Έκδοση παραστατικών με. Εμφανίζεται όταν ο πάροχος έχει και δοκιμαστικό περιβάλλον. Δείχνει ποιο περιβάλλον εκδίδει πραγματικά παραστατικά τώρα, και το αλλάζετε με το κουμπί «Αλλαγή».

Παράδειγμα. Με τον πάροχο «Demo», τα παραστατικά είναι δοκιμαστικά και δεν αποστέλλονται στην ΑΑΔΕ. Η σελίδα το γράφει ρητά στο πάνω μέρος.

Τα κλειδιά του παρόχου και η δοκιμή σύνδεσης

Τι κάνει. Τα πεδία (για παράδειγμα κλειδί API, όνομα χρήστη, κωδικός) αποθηκεύονται για το περιβάλλον που έχετε επιλέξει. Το «Δοκιμή σύνδεσης» ζητά από τον πάροχο να δεχτεί τα κλειδιά. Ένα πεδίο με την ένδειξη «Αποθηκευμένο» μένει όπως είναι, εκτός αν γράψετε νέα τιμή.

Ασφαλής προεπιλογή. Αποθηκεύστε και πατήστε «Δοκιμή σύνδεσης» πριν από κάθε άλλη ενέργεια. Αν η δοκιμή αποτύχει, το μήνυμα λέει τι αρνήθηκε ο πάροχος.

Παράδειγμα. Η δοκιμή επιστρέφει «Ο πάροχος δεν δέχτηκε τα κλειδιά». Ελέγχετε ότι αντιγράψατε το κλειδί του σωστού περιβάλλοντος, δοκιμών ή παραγωγής.

Επιχείρηση και σειρές

Εδώ μπαίνουν τα στοιχεία της επιχείρησής σας, όπως τα έχει ο πάροχος, και η αρίθμηση των σειρών των παραστατικών. Τα πεδία εξαρτώνται από τον πάροχο. Αν ο πάροχος δεν χρειάζεται στοιχεία ή σειρές, η κάρτα το γράφει και δεν έχει κουμπί αποθήκευσης.

Τι κάνει. Τα στοιχεία (ΑΦΜ, επωνυμία, ΔΟΥ, διεύθυνση, επάγγελμα) μπαίνουν στην κεφαλίδα κάθε παραστατικού. Κάθε σειρά («Σειρά: απόδειξη», «Σειρά: τιμολόγιο», «Σειρά: πιστωτικό τιμολογίου») δίνει το πρόθεμα των παραστατικών της, και ο πάροχος βάζει τον αριθμό μέσα στη σειρά.

Πότε το αλλάζετε. Όταν αλλάζει η επιχείρησή σας (διεύθυνση, ΔΟΥ, επωνυμία) ή όταν ο λογιστής σας ζητά άλλη σειρά.

Ασφαλής προεπιλογή. Τα στοιχεία όπως είναι στον λογαριασμό σας στον πάροχο. Μην αλλάζετε σειρά μετά την πρώτη έκδοση: μια νέα σειρά ανοίγει δεύτερη αρίθμηση.

Παράδειγμα. Ο πάροχος ζητά το «Όνομα πωλητή». Γράφετε το όνομα που θέλετε να φαίνεται στα παραστατικά σας.

Σε Shopify. Τα στοιχεία και οι σειρές του παρόχου βρίσκονται στην ενότητα του παρόχου, στην αρχική σελίδα της εφαρμογής.

Αυτόματα παραστατικά

Αυτή η κάρτα αποφασίζει αν και πότε βγαίνει παραστατικό για κάθε νέα παραγγελία.

Αυτόματη έκδοση

Τι κάνει. Όταν είναι ανοιχτή, κάθε νέα παραγγελία που πληροί το «Πότε να εκδίδεται» παίρνει παραστατικό. Όταν είναι κλειστή, οι παραγγελίες μένουν χωρίς παραστατικό, και τα εκδίδετε αργότερα με το χέρι ή με μαζική ενέργεια.

Πότε την αλλάζετε. Την ανοίγετε αφού περάσει η δοκιμή σύνδεσης και ελέγξετε ένα δοκιμαστικό παραστατικό. Την κλείνετε για συντήρηση ή όταν αλλάζετε πάροχο.

Ασφαλής προεπιλογή. Κλειστή μέχρι να ελέγξετε τον πάροχο. Η αυτόματη έκδοση δεν ανοίγει αν ο πάροχος δεν έχει επαληθευτεί.

Παράδειγμα. Κλείνετε την αυτόματη έκδοση για μία εβδομάδα για αλλαγή στο κατάστημα. Οι παραγγελίες εκείνης της εβδομάδας μένουν χωρίς παραστατικό, και μετά τα εκδίδετε με μαζική ενέργεια από την καρτέλα «Χωρίς παραστατικό».

Πότε να εκδίδεται

Τι κάνει. Ορίζει αν το παραστατικό βγαίνει όταν η παραγγελία εξοφληθεί ή όταν αποσταλεί.

Πότε την αλλάζετε. Αν θέλετε παραστατικό μόνο για παραγγελίες που έφυγαν από την αποθήκη, επιλέγετε «Όταν αποσταλεί η παραγγελία».

Ασφαλής προεπιλογή. «Όταν η παραγγελία εξοφληθεί».

Παράδειγμα. Τα προϊόντα σας φεύγουν με courier και θέλετε το παραστατικό να βγαίνει μετά την αποστολή. Επιλέγετε «Όταν αποσταλεί η παραγγελία».

Μόνο αποδείξεις

Τι κάνει. Όταν είναι ανοιχτή, δεν εκδίδεται τιμολόγιο ούτε όταν ο αγοραστής το ζητά. Κάθε παραγγελία παίρνει απόδειξη λιανικής.

Πότε την αλλάζετε. Μόνο αν πουλάτε αποκλειστικά σε ιδιώτες και δεν θέλετε καθόλου τιμολόγια.

Ασφαλής προεπιλογή. Κλειστή. Έτσι μια επιχείρηση που δίνει ΑΦΜ παίρνει τιμολόγιο.

Παράδειγμα. Ένας αγοραστής με ΑΦΜ ζητά τιμολόγιο, αλλά η επιλογή είναι ανοιχτή. Παίρνει απόδειξη και δεν βγαίνει τιμολόγιο.

Ετικέτες κατάστασης παραγγελίας

Τι κάνει. Η παραγγελία στο κατάστημα δείχνει ως ετικέτα την κατάσταση του παραστατικού της, για παράδειγμα «Εκδόθηκε» ή «Απέτυχε».

Ασφαλής προεπιλογή. Ανοιχτή, ώστε να βλέπετε από τη λίστα ποιες παραγγελίες θέλουν προσοχή.

Παράδειγμα. Μια παραγγελία με ετικέτα «Απέτυχε» έχει στο κουτί της το κουμπί «Επανάληψη» (βλ. την ενότητα «Η παραγγελία»).

Τρόποι πληρωμής

Κάθε ενεργός τρόπος πληρωμής του καταστήματός σας παίρνει έναν κωδικό myDATA. Ο κωδικός γράφεται στο παραστατικό και δείχνει πώς εξοφλήθηκε η παραγγελία. Η κάρτα έχει μία γραμμή για κάθε τρόπο, με το πλήθος των παραγγελιών του.

Οι γραμμές ανά τρόπο

Τι κάνει. Κάθε γραμμή είναι ένας τρόπος πληρωμής του καταστήματος. Το μενού δείχνει τι κωδικό θα πάρει, με τη μορφή «Αυτόματα → κωδικός». Αν επιλέξετε κωδικό, ισχύει για κάθε παραγγελία με τον τρόπο αυτό, ό,τι κι αν λένε οι κανόνες.

Οι κωδικοί myDATA. 1 Επαγγελματικός λογαριασμός πληρωμών ημεδαπής. 2 Επαγγελματικός λογαριασμός πληρωμών αλλοδαπής. 3 Μετρητά. 4 Επιταγή. 5 Επί πιστώσει. 6 Web banking. 7 POS / e-POS (κάρτες). 8 IRIS.

Πότε την αλλάζετε. Όταν ένας τρόπος παίρνει λάθος κωδικό, για παράδειγμα όταν η «Αντικαταβολή» καταλήγει σε κάρτα.

Ασφαλής προεπιλογή. «Αυτόματα». Οι τρόποι χωρίς παραγγελίες δείχνουν τον κωδικό που δίνουν σήμερα οι κανόνες. Αλλάζετε χειροκίνητα μόνο όσους βλέπετε λάθος.

Παράδειγμα. Η «Αντικαταβολή» με «Αυτόματα → 3 Μετρητά» είναι σωστή. Όταν ένας τρόπος παίρνει λάθος κωδικό, τον αλλάζετε εδώ με συγκεκριμένο κωδικό.

Σε Shopify. Η λίστα βγαίνει από τις τελευταίες 100 παραγγελίες του καταστήματος. Ένας τρόπος που έχει ήδη αντιστοίχιση μένει στη λίστα ακόμη και όταν δεν έχει πια παραγγελίες.

Όταν δεν ταιριάζει κανένας τρόπος

Τι κάνει. Είναι ο κωδικός που παίρνει κάθε τρόπος που δεν ταιριάζει σε καμία επιλογή της κάρτας ούτε σε κανέναν κανόνα. Η προεπιλογή είναι το 7 (κάρτα). Οι πληρωμές με gift card δεν αντιστοιχίζονται και παίρνουν αυτόν τον κωδικό.

Πότε την αλλάζετε. Όταν το κατάστημα έχει συνήθως έναν τρόπο που δεν είναι κάρτα, για παράδειγμα μόνο κατάθεση.

Ασφαλής προεπιλογή. 7, γιατί οι περισσότερες online πληρωμές είναι κάρτα.

Παράδειγμα. Εμφανίζεται ένας νέος τρόπος που δεν έχει κανόνα. Οι παραγγελίες του παίρνουν το 7. Αν ο λογιστής σας λέει άλλο κωδικό, τον ορίζετε εδώ ή προσθέτετε κανόνα.

Κανόνες κειμένου (για προχωρημένους)

Τι κάνει. Κάθε γραμμή είναι ένας κανόνας: μέρος του ονόματος του τρόπου, «=», και ο κωδικός. Παράδειγμα: cash on delivery=3. Ο κανόνας ταιριάζει όταν το μέρος του ονόματος βρίσκεται μέσα στο όνομα του τρόπου, χωρίς διάκριση πεζών και κεφαλαίων. Ισχύει ο πρώτος που ταιριάζει.

Η σειρά που αποφασίζει. Πρώτα ο κωδικός που έχετε επιλέξει για τον τρόπο στη γραμμή του. Μετά οι κανόνες κειμένου. Τέλος, η προεπιλογή «Όταν δεν ταιριάζει κανένας τρόπος».

Πότε την αλλάζετε. Όταν θέλετε ένα μοτίβο για πολλούς τρόπους, π.χ. όλους όσους έχουν «bank» στο όνομα.

Ασφαλής προεπιλογή. Οι κανόνες που έρχονται μαζί με την εφαρμογή. Τους αλλάζετε μόνο αν ξέρετε τι κάνετε.

Παράδειγμα. Ο κανόνας «paypal=7» κάνει κάθε πληρωμή που περιέχει «paypal» κάρτα (7). Ο κανόνας «iris=8» πιάνει τόσο τον «IRIS» όσο και τον «iris_pay».

Πιστωτικά

Το πιστωτικό είναι το παραστατικό που διορθώνει ένα προηγούμενο, με αρνητικές γραμμές. Η κάρτα αποφασίζει πότε μια επιστροφή ή μια ακύρωση δίνει πιστωτικό.

Οι επιστροφές δίνουν πιστωτικό

Τι κάνει. Όταν κάνετε επιστροφή, εκδίδεται πιστωτικό για τις επιστραφείσες γραμμές.

Πότε την αλλάζετε. Σχεδόν ποτέ. Κλείστε την μόνο αν εκδίδετε τα πιστωτικά αλλού, γιατί αλλιώς το αρχικό παραστατικό μένει χωρίς αντίστοιχο.

Ασφαλής προεπιλογή. Ανοιχτή.

Παράδειγμα. Ο πελάτης επιστρέφει μία από τις τρεις μπλούζες της παραγγελίας. Εκδίδεται πιστωτικό για τη μία μπλούζα, και το αρχικό παραστατικό μένει όπως είναι.

Οι ακυρώσεις δίνουν πιστωτικό

Τι κάνει. Όταν ακυρώνετε παραγγελία που έχει ήδη παραστατικό στον πάροχο, εκδίδεται πιστωτικό. Αν η παραγγελία δεν έχει φτάσει ακόμη στον πάροχο, δεν εκδίδεται τίποτα και σημειώνεται ως «Παραλείφθηκε». Αν η παραγγελία έχει και επιστροφή, το πιστωτικό της επιστροφής την καλύπτει, και δεν εκδίδεται δεύτερο.

Πότε την αλλάζετε. Κλείστε την μόνο αν τις ακυρώσεις τις διαχειρίζεστε αλλού.

Ασφαλής προεπιλογή. Ανοιχτή.

Παράδειγμα. Ακυρώνετε μια παραγγελία που εκδόθηκε χθες. Εκδίδεται πιστωτικό για ολόκληρη την παραγγελία.

Είδος πώλησης

Δηλώνει αν αυτό που πουλάτε είναι αγαθά ή υπηρεσίες, όπως θα φαίνεται στο παραστατικό.

Τύπος (Αγαθά ή Υπηρεσίες)

Τι κάνει. Ορίζει το είδος που γράφεται στο παραστατικό για τις γραμμές. Όταν είναι κλειστή η επιλογή «Ίδιο είδος σε όλες τις γραμμές», το είδος της κάθε γραμμής καθορίζεται από το προϊόν της, και αυτή η επιλογή χρησιμεύει ως προεπιλογή όταν το προϊόν δεν δίνει στοιχεία.

Πότε την αλλάζετε. Αν πουλάτε κυρίως υπηρεσίες (π.χ. συνδρομές, μαθήματα online, εγκατάσταση), επιλέγετε «Υπηρεσίες».

Ασφαλής προεπιλογή. «Αγαθά» για ένα συνηθισμένο e-shop με προϊόντα.

Παράδειγμα. Ένα κατάστημα με μαθήματα online πουλά υπηρεσίες, άρα επιλέγετε «Υπηρεσίες».

Ίδιο είδος σε όλες τις γραμμές

Τι κάνει. Όταν είναι ανοιχτή, κάθε γραμμή παίρνει το είδος που επιλέξατε παραπάνω. Όταν είναι κλειστή, το είδος κάθε γραμμής ακολουθεί το προϊόν της.

Πότε την αλλάζετε. Όταν όλα όσα πουλάτε είναι του ίδιου είδους, ώστε να μην μπερδεύονται τα προϊόντα.

Ασφαλής προεπιλογή. Κλειστή.

Παράδειγμα. Πουλάτε μόνο συνδρομές και θέλετε κάθε γραμμή να είναι «Υπηρεσίες». Ανοίγετε την επιλογή και ορίζετε «Υπηρεσίες».

Σε Shopify. Υπάρχουν και κανόνες ανά γραμμή: ανά τύπο προϊόντος, ετικέτα, κατασκευαστή, πρόθεμα SKU ή μεταφορικά. Μια γραμμή που ταιριάζει σε κανόνα παίρνει το είδος του κανόνα. Μια γραμμή χωρίς κανόνα παίρνει είδος ανάλογα με το αν το προϊόν χρειάζεται αποστολή, και η επιλογή «Αγαθά» ή «Υπηρεσίες» μπαίνει μόνο όταν δεν μπορεί να κριθεί αλλιώς. Η επιλογή «Ίδιο είδος σε όλες τις γραμμές», όταν είναι ανοιχτή, υπερισχύει όλων.

ΦΠΑ και απαλλαγές

Όταν μια πώληση γίνεται χωρίς ΦΠΑ, το παραστατικό πρέπει να γράφει τον λόγο. Αυτή η κάρτα ορίζει τους ελέγχους και τους λόγους.

Έλεγχος ΑΦΜ αγοραστή

Τι κάνει. Όταν είναι ανοιχτός, ο ΑΦΜ του αγοραστή ελέγχεται έναντι των μητρώων της ΑΑΔΕ και, για χώρες της ΕΕ, του VIES.

Πότε την αλλάζετε. Σχεδόν ποτέ. Τον κλείνετε μόνο αν ο λογιστής σας ελέγχει τους ΑΦΜ με άλλο τρόπο.

Ασφαλής προεπιλογή. Ανοιχτός.

Παράδειγμα. Ένας αγοραστής δίνει ΑΦΜ που δεν βρίσκεται στο μητρώο. Ο έλεγχος το δείχνει, και το στοιχείο το διορθώνετε πριν εκδοθεί το τιμολόγιο.

Αιτία για πωλήσεις εντός ΕΕ χωρίς ΦΠΑ

Τι κάνει. Είναι ο λόγος που γράφεται στο παραστατικό όταν πουλάτε χωρίς ΦΠΑ σε επιχείρηση άλλης χώρας της ΕΕ (ενδοκοινοτική παράδοση). Η προεπιλογή είναι η «άρθρο 33 ΚΦΠΑ (πρώην άρθρο 28)», η συνηθισμένη αιτία για αυτή την πώληση.

Πότε την αλλάζετε. Μόνο με οδηγία του λογιστή σας.

Ασφαλής προεπιλογή. Η προεπιλογή της λίστας.

Παράδειγμα. Μια γερμανική εταιρεία με έγκυρο ΑΦΜ αγοράζει από εσάς. Το τιμολόγιο βγαίνει χωρίς ΦΠΑ με την αιτία αυτής της κάρτας.

Αιτία για είδη με 0% ΦΠΑ

Τι κάνει. Είναι ο λόγος που γράφεται για προϊόντα με μηδενικό συντελεστή ΦΠΑ. Το κενό σημαίνει «η προεπιλογή της εφαρμογής».

Πότε την αλλάζετε. Μόνο αν ο λογιστής σας ζητά συγκεκριμένη αιτία.

Ασφαλής προεπιλογή. Κενό.

Παράδειγμα. Ένα είδος του καταλόγου σας έχει 0% ΦΠΑ επειδή ο νόμος το ορίζει για την κατηγορία του. Αν ο λογιστής σας ζητά συγκεκριμένη αιτία, τη βάζετε εδώ. Αλλιώς μένει κενό.

Η λίστα των αιτιών έχει 31 επιλογές, κάθε μία με τον νομικό της λόγο (άρθρο του ΚΦΠΑ ή ΠΟΛ). Δεν χρειάζεται να τις ξέρετε όλες: αρκούν οι δύο παραπάνω, και ο λογιστής σας λέει αν χρειάζεται άλλη.

Στοιχεία αγοραστή

Αυτή η κάρτα ορίζει πώς συμπληρώνονται τα στοιχεία της επιχείρησης που ζητά τιμολόγιο.

Συμπλήρωση επωνυμίας και ΔΟΥ από το μητρώο

Τι κάνει. Όταν είναι ανοιχτή, η επωνυμία και η ΔΟΥ του αγοραστή συμπληρώνονται από το μητρώο της ΑΑΔΕ με βάση τον ΑΦΜ. Όταν είναι κλειστή, γράφονται όσα έδωσε ο πελάτης.

Πότε την αλλάζετε. Την κλείνετε αν θέλετε να γράφονται ακριβώς τα στοιχεία που έδωσε ο πελάτης, χωρίς διόρθωση από το μητρώο.

Ασφαλής προεπιλογή. Ανοιχτή, ώστε να μην υπάρχουν λάθη στην επωνυμία.

Παράδειγμα. Ο πελάτης γράφει «ΑΒΓ ΕΠΕ» αντί για «ΑΒΓ Ε.Π.Ε.». Με την επιλογή ανοιχτή, γράφεται η επωνυμία όπως είναι στο μητρώο.

Τα στοιχεία που ζητά το checkout (ΑΦΜ, επωνυμία, ΔΟΥ, διεύθυνση) περιγράφονται στην ενότητα «Πεδία στο checkout».

Για προχωρημένους

Αυτή η κάρτα περιέχει επιλογές για συγκεκριμένη ανάγκη: OSS, στοιχεία παράδοσης, λογιστής και ειδοποιήσεις. Όσες ανήκουν σε πακέτο που δεν έχετε εμφανίζονται κλειδωμένες, με το όνομα του πακέτου που χρειάζονται.

OSS

Τι κάνει. Δηλώνει ότι είστε εγγεγραμμένοι στο ενιαίο σημείο OSS της ΕΕ. Από τη στιγμή που την ανοίγετε, οι αποδείξεις προς καταναλωτές άλλων χωρών της ΕΕ βγαίνουν με τον ΦΠΑ της χώρας του αγοραστή, και στις αναφορές υπάρχει το αρχείο OSS.

Πότε την αλλάζετε. Μόνο όταν είστε εγγεγραμμένοι στο OSS. Το πότε μπαίνετε στο OSS το αποφασίζετε με τον λογιστή σας.

Ασφαλής προεπιλογή. Κλειστή.

Πακέτο. Growth.

Παράδειγμα. Πουλάτε σε καταναλωτή στη Γερμανία και είστε στο OSS. Η απόδειξη βγαίνει με τον γερμανικό ΦΠΑ.

Στοιχεία παράδοσης και αριθμός οχήματος

Τι κάνει. Προσθέτει τα στοιχεία παράδοσης του αγοραστή στο παραστατικό. Ο αριθμός οχήματος (έως 50 χαρακτήρες) γράφεται στο δελτίο αποστολής.

Πότε την αλλάζετε. Μόνο αν μεταφέρετε εμπορεύματα με δικό σας όχημα ή αν ο λογιστής το ζητά. Αν ο πάροχός σας δεν δέχεται στοιχεία παράδοσης μέσω API, η επιλογή είναι κλειδωμένη και το γράφει.

Ασφαλής προεπιλογή. Κλειστή.

Πακέτο. Growth.

E-mail λογιστή και μηνιαία αποστολή

Τι κάνει. Το e-mail λογιστή είναι η διεύθυνση που παίρνει τα παραστατικά. Όταν η μηνιαία αποστολή είναι ανοιχτή, κάθε μήνα στέλνονται τα παραστατικά του προηγούμενου μήνα. Το κουμπί «Αποστολή στον λογιστή», στην καρτέλα «Αναφορές», στέλνει την περίοδο που διαλέγετε.

Πότε την αλλάζετε. Όταν αλλάζει λογιστής ή όταν θέλετε να σταματήσει η μηνιαία αποστολή.

Ασφαλής προεπιλογή. Κενό e-mail και κλειστή μηνιαία αποστολή.

Πακέτο. Growth.

Ειδοποιήσεις

Τι κάνει. Όταν είναι ανοιχτές, στέλνεται e-mail στη διεύθυνση ειδοποιήσεων όταν ένα παραστατικό χρειάζεται προσοχή, δηλαδή όταν εμφανίζεται στην καρτέλα «Θέλουν προσοχή».

Πότε την αλλάζετε. Την ανοίγετε όταν έχετε ορίσει e-mail που θα τη διαβάζει κάποιος.

Ασφαλής προεπιλογή. Ανοιχτή, με e-mail που διαβάζετε.

Πακέτο. Growth.

Πεδία στο checkout

Όταν ένας αγοραστής θέλει τιμολόγιο, το checkout του καταστήματος πρέπει να μαζέψει τα στοιχεία της επιχείρησης. Η ρύθμιση διαφέρει ανά πλατφόρμα.

WooCommerce

Τι κάνει. Η επιλογή «Ζητούνται τα στοιχεία τιμολογίου (ΑΦΜ, επωνυμία, ΔΟΥ) στο ταμείο» προσθέτει στο checkout το τικ «Θέλω τιμολόγιο» και τα πεδία: χώρα του ΑΦΜ, ΑΦΜ, επωνυμία, ΔΟΥ, επάγγελμα και διεύθυνση τιμολόγησης. Με το κουμπί «Εύρεση εταιρείας», ο ΑΦΜ συμπληρώνει τα στοιχεία από το μητρώο.

Πότε την αλλάζετε. Κλείνετε την επιλογή αν θέλετε το checkout να μένει όπως είναι.

Ασφαλής προεπιλογή. Ανοιχτή.

Παράδειγμα. Ο πελάτης τικάρει «Θέλω τιμολόγιο», βάζει ΑΦΜ και πατά «Εύρεση εταιρείας». Η επωνυμία και η ΔΟΥ μπαίνουν μόνες τους, και τις ελέγχει.

Αν είναι ενεργό το πρόσθετο fixit/aade, ζητά ήδη τα στοιχεία τιμολογίου. Τότε η σελίδα το γράφει, και το Greek Invoicing δεν προσθέτει δικά του πεδία.

PrestaShop

Τι κάνει. Η «Εύρεση εταιρείας» εμφανίζεται αυτόματα στο checkout και στις διευθύνσεις του λογαριασμού του πελάτη. Δεν υπάρχει διακόπτης στη σελίδα ρυθμίσεων.

Magento 2

Τι κάνει. Η «Εύρεση εταιρείας» εμφανίζεται αυτόματα στο checkout, όταν η άδεια είναι ενεργή και το κατάστημα έχει ολοκληρωμένη ρύθμιση. Δεν υπάρχει διακόπτης στη σελίδα ρυθμίσεων.

Αποστολή παλαιότερων παραγγελιών

Αυτή η κάρτα στέλνει στην υπηρεσία παραγγελίες που έγιναν πριν ανοίξετε την αυτόματη έκδοση, ή που δεν πήγαν στην υπηρεσία όσο η άδεια ήταν ανενεργή ή η υπηρεσία δεν απαντούσε.

Ημέρες πίσω και «Αποστολή παλαιότερων παραγγελιών»

Τι κάνει. Στέλνει τις εξοφλημένες, σε επεξεργασία ή ολοκληρωμένες παραγγελίες των τελευταίων ημερών που ορίζετε: έως 60 ημέρες, και έως 1.000 παραγγελίες ανά εκτέλεση. Το κουμπί δεν εκδίδει τίποτα. Η υπηρεσία κρατά τις παραγγελίες και εκδίδει όσα λείπουν, σύμφωνα με τις ρυθμίσεις σας. Ξαναστέλνει και όσες είχαν απορριφθεί νωρίτερα.

Πότε το χρησιμοποιείτε. Μετά την ενεργοποίηση, και ξανά αν μείνουν παραγγελίες χωρίς παραστατικό.

Ασφαλής προεπιλογή. Ξεκινήστε με λίγες ημέρες, όχι με όλες τις 60.

Παράδειγμα. Ενεργοποιείτε σήμερα και ο λογαριασμός έχει παραγγελίες του περασμένου μήνα. Στέλνετε 30 ημέρες πίσω και μετά ελέγχετε την καρτέλα «Χωρίς παραστατικό».

Έκδοση όλων όσων λείπουν

Τι κάνει. Στην καρτέλα «Χωρίς παραστατικό» εκδίδει τα παραστατικά των εξοφλημένων παραγγελιών από την ημερομηνία που διαλέγετε: έως 1.000 ανά εκτέλεση και έως 60 ημέρες πίσω. Το «Έναρξη» ξεκινά και το «Διακοπή» σταματά την εκτέλεση. Η λειτουργία ανήκει στο πακέτο Pro.

Πότε τη χρησιμοποιείτε. Αφού δείτε τη λίστα της καρτέλας και ελέγξετε ότι το περιβάλλον είναι σωστό. Αν είστε στην «Παραγωγή», τα παραστατικά είναι πραγματικά και πάνε στο myDATA.

Ασφαλής προεπιλογή. Μην την τρέχετε πριν δείτε τη λίστα.

Παράδειγμα. Η καρτέλα γράφει «Ολοκληρώθηκε: 42 σε ουρά, 3 παραλείφθηκαν». Τα 42 μπήκαν στην ουρά και θα βγουν σύντομα στην καρτέλα «Εκδόθηκε».

Η παραγγελία

Οι ενέργειες αυτές δεν είναι στη σελίδα ρυθμίσεων, αλλά στη σελίδα κάθε παραγγελίας και στη λίστα παραγγελιών.

Κουτί παραγγελίας

Τι δείχνει. Τον αριθμό και το σύνολο του παραστατικού, την ημερομηνία έκδοσης, τους συνδέσμους PDF και QR, και την κατάσταση: «Εκδόθηκε», «Σε αναμονή», «Αναμονή για το MARK», «Αβέβαιο», «Απέτυχε», «Παραλείφθηκε» ή «Ακυρώθηκε».

Έκδοση τώρα. Εμφανίζεται όταν η παραγγελία δεν έχει παραστατικό. Βγάζει το παραστατικό τώρα, χωρίς να περιμένει την αυτόματη έκδοση.

Επανάληψη. Εμφανίζεται όταν το παραστατικό απέτυχε. Την ζητάτε αφού διορθώσετε το λάθος.

Αβέβαιο. Σημαίνει ότι ο πάροχος μπορεί να έχει ήδη το παραστατικό. Πριν πατήσετε «Επανάληψη», ελέγχετε τον πάροχο και τικάρετε «Έλεγξα τον πάροχο: το παραστατικό δεν υπάρχει». Αλλιώς μπορεί να βγει διπλό.

Ακύρωση. Ακυρώνει το παραστατικό στον πάροχο, και η ακύρωση καταγράφεται στο myDATA. Πριν την πατήσετε, δείτε αν χρειάζεται πιστωτικό (βλ. «Πιστωτικά»).

Λίστα παραγγελιών

WooCommerce και Magento 2. Δίπλα σε κάθε παραγγελία χωρίς παραστατικό υπάρχει «Έκδοση», και δίπλα σε κάθε αποτυχημένη «Επανάληψη». Για περισσότερες, επιλέγετε τις παραγγελίες και τρέχετε τη μαζική ενέργεια «Greek Invoicing: Έκδοση παραστατικού». Μπορείτε να επιλέξετε έως 50 παραγγελίες κάθε φορά.

PrestaShop. Κάθε γραμμή έχει «Έκδοση». Αν η παραγγελία έχει ήδη παραστατικό, η ενέργεια το αναφέρει και δεν το εκδίδει ξανά. Η μαζική ενέργεια δέχεται έως 50 παραγγελίες.

Shopify. Η λίστα παραγγελιών του Shopify δεν έχει ενέργεια ανά γραμμή. Χρησιμοποιείτε τη μαζική ενέργεια για έως 50 επιλεγμένες παραγγελίες, ή την ενέργεια στη σελίδα της παραγγελίας.